現金對一個企業運轉上是非常重要的因素之一,現金一旦發生缺口,公司馬上就會有跳票、倒閉的風險;雖然企業在每月底會編製現金流量表,以表達該期間內現金的增減變動的情形,但如果要提早發現資金缺口,效果有限。
一般為了維持公司現金流的正常運作,基本管理上可以從資金預估著手;也就是預測未來一段時間內公司的資金流量狀況,事先了解現金水位是否足夠,以防臨時資金短缺。
如何利用BI系統來做一份簡易的資金預估表?
把公司內等同現金的支出和收入的項目定義好,再結合ERP系統資料,就可簡單做出一份資金預估表,並同時有效正確警示現金缺口,節省每月人工製作的時間,詳細的步驟如下
一、定義現金來源作業
(1)首先確認公司內有關於現金流向的相關ERP作業,一般常用的有:
零用金作業、結帳單作業、應付憑單作業、應收票據作業、應付票據作業、銀行存提作業。
(2)設定該作業對應的語意層,並將資金預估表,彈性設定未來預估N天的資金預測條件,先在語意層定義。
圖一:未來幾天語意層設定
二、設計資金預估表資料來源
(1)設計報表的資料來源,來自上述的語意層,如圖,資金預估表來自現金、存款、應收、應付、應收票據、應付票據等六個語意層對應上述ERP作業
圖二:報表資料來源設定畫面
(2)將各查詢分別設計資料條件
圖三:報表資料條件設定畫面
三、利用BI的報表設計功能,將這些查詢結果組合成管理所需的報表。
圖四:報表結果示意圖
四、進階利用BI設定資金相關的檢核報表
除了可產生未來N天內資金預估報表之外,為了讓資金預估資料更加即時且正確,可搭配管控報表,例如:銷售未轉結帳檢核清單、進貨未轉應付檢核清單等等流程管控,避免因單據未即時完成,造成金額的遺漏。
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【BI 2017 07月面授/雲端課程訊息】
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