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松下幸之助說過：「賺錢是企業的使命，盈利是商人的目的！」他甚至認為盈利是對社會的重大貢獻，若是企業虧損，也必定造成社會虧損。但企業「盈利」除了創造收入，更重要的，是藉由紀律控制好成本、降低浪費，並將資源集中於有利可圖之銷售行為，讓企業體質越來越強健，增進獲利競爭力。
但長期以來，大家總是覺得成本應該由財務部門負責，加上缺乏統整工具，人員仍用傳統方式編排報表，相關資訊以Excel形式分散在各個單位，導致核對帳目、跨部門溝通與責任歸屬上效率不彰，無法貫通「成本控制」外，也因為成本不準確，進而影響報價與預算等重要關鍵，使企業難以規劃或達成長期目標。
藉由之前幾篇成本管理的實際案例，我們可了解BI工具在成本分析上的優勢，本篇則以「成本監控」為題，以各式BI報表掌握成本問題，解決盈利痛點：
我們先釐清成本的基本組成：如材料成本、加工費用、直接人工、製造費用、行銷費用等，再依成本營收占比與成本率分級，發掘成本比重最關鍵的項目，按重要性檢視趨勢變化，這種成本等級分析可以快速找出有虧損風險的產品或因素。
如上圖，這是某公司熱銷產品的成本結構，經BI成本診斷才發現標準成本已經明顯低於實際成本，除了製費跟加工抓太低，原料漲價後也未調整售價，業務按照他能看到的標準成本報價，不只少賺，有時還會賠錢，訂價不符目標利潤、毛利率低於15%，該品項在熱賣一年的狀況下，已少賺九百萬元，且持續賠售中。
BI可深入成本分析，光是材料維度就能細化成原料、主要材料、外購半成品及甚至包材費用，加入時間維度或同期分析，讓管理者隨時理解是哪一項影響了總成本的變異，這些資訊可從成本波動下手，若成本波動度高，則需往下檢視當月料、工、費、加工費波動的狀況。
下圖為一般企業產出的BI成本管報，可把離散的資料整合呈現，加上時間維度與月增率警示後，能更快找出影響毛利的癥結：
展開料工費分析，發現C品號之製造費用月增率突然飆高11.7%，造成平均成本增加8.2%，
經Drill down明細查證後，為當期的分攤製費變多所致。
成本監控於盈利管理之事前預警、事中控制與事後管理：
準確掌握成本，便可保障訂單的毛利，所以事前在報價流程中，利用即時BOM表做好成本模擬、掌控利潤。並於事中快速重整更新，隨時稽核工單成本與接單成本。事後則可藉由分級管理降低高成本的料工費項目、嚴控虧損或低毛利產品之成本，並檢討利潤目標。最後以時間維度觀察成本與毛利的趨勢變化，避免降低成本影響獲利關鍵的服務與品質。
- 成本模擬 - 定價報價依據
即時BOM表成本模擬，利用正確報價來消滅虧損接單
- 管制接單毛利 - 按目標利潤生產
接單毛利分級管理，低毛利訂單嚴格管制，降低高成本料號佔比
- 分析工單成本 - 稽核目標成本
確保達到目標成本，對工單成本與接單成本進行稽核
- 管制總體成本 - 檢討利潤目標
計算全部產品成本，針對虧損產品降低成本
- 檢視趨勢變化 - 關注優質成長
對成本進行趨勢分析，防止成本降低同時，毛利也降低
BI毛利分析方案除了從銷售的面向切入、以改變客戶與產品策略來提升毛利率，更從成本控制下手，對成本、成本佔比、生產力、產品良率與準時交付斤斤計較，讓企業更輕鬆地達成管理目標，除了在經營月會檢討差異之外，讓交易前、中、後皆有修正決策的機會，並且落實PDCA 的循環流程。
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