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近年來外在環境變化劇烈，巿場需求持續波動，加上廠商供貨越來越不穩定，客戶交期卻越來越急，不斷為企業預測與管理帶來空前挑戰，若組織彈性不夠、或決策速度太慢，偏失馬上就會反應在營收與利潤上，此時除了要全面掌控銷售與庫存趨勢、加速調整對策外，更要衡量每筆訂單的毛利是否合理、不斷修正誤差，才能打通獲利的任督二脈，從容面對每個難以預見的威脅與機會。
本案例客戶為電子零件供應商，因兩岸競爭限制產線發展，故僅保留部分自製產品，逐漸調整製成品比例、轉型為外購代理商，因此產品品類也由兩百項擴增至兩千項之多，管理難度大幅攀升，單靠人力規劃安庫及採購，常與實際供需情況產生落差，容易引發缺貨掉單、急單延誤、過期報廢、巿場淘汰、跌價減價等困境，故以鼎新BI實現營運資訊透明化，提供多維度分析管理報表，快速掌握買賣利潤資訊，產品預估庫存與採購接單出貨流程狀況，做為市場佈局參考依據，提高決策品質與效率。
化被動為主動，庫存不足馬上轉拋採購，並依各單據追蹤進度
轉型代理商的成功關鍵在於採購與接單能力，但品項一多，人工判斷就容易漏拍，加上分類不熟或人員流動，追蹤起來難度更高，BI協助企業建立透明無時差的品項彙總分析，隨時掌控所有大小類別的庫存、接單、採購未進資訊，並針對不同時機不同權責，分階段自動派送預警管報。
訂單未結分析-未採購(有庫存或忘記拋單)、已採購(未進貨或未出貨)：
如上圖，每筆訂單都可以查到流程進度，未結訂單會在各階段主動派送卡關示警，例如未拋採購、採購未結等明細，進一步產出「採銷協調管報」監控採購效率，或以「進貨廠商排行榜」掌握供應商動態；該公司使用者表示，沒有BI報表前，每天都要花四小時以上在ERP一筆一筆確認訂單，計算安庫存量是否足夠，現在除了可即時查詢，還能經由報表快速了解某些長交期品項的特殊需求與未來異動，自從實施BI自動管理後，原本採銷協調時間已由平均17小時降為僅僅20分鐘，除了訂單達交率自63.11%優化至91.43%，採購達交率更從64.13%成長為96.19%。
一表整合安庫、即時庫存、預估可用數量，監控預警效率更高
案例客戶過往採用Excel維護安全庫存，資料較為零散，長期仰賴人工比對，加上舊有庫存產品類別不敷使用，同品類彙總要靠手動計算，耗時耗力又容易有誤失。導入BI後，除了原本的同類品項可用不同維度交叉分析外，還能另外針對「主打商品」、「熱賣品」、「高流動率」、「長交期品項」類別加強安庫控管，並隨時依需求加入新的主題分類，同時依據料件異動資訊設定安庫與最少訂購量等資訊，做為監控衡量指標、建立完善的備貨管理機制。
從不同品項追蹤即時庫存、未來可用量，並用顏色警示低於安全存量：
如上圖，可依需要分類篩選各品號的產品，並在同一畫面中顯示安全庫存、低於安全庫存時的請購量、即時庫存與未來異動量，除了隨時掌握各日程預估量，更可從查詢報表追蹤各項單據進度，確保存貨處於最佳水位，經統計，導入BI後，安庫異常品項數佔比與庫存金額都明顯降低。
規劃目標量化管控，同時掌握交期與訂單利潤
買賣營收的優勢通常來自「經驗」，但僅僅仰賴經驗做判斷，常會遇到人為失準、或因人員離職而造成的資訊斷層，故本次BI專案導入之營銷管理規劃有三大重點，分別為建立「銷售目標管理機制」、「備貨管理機制」與「庫存管理機制」，目的都是統一衡量標準與應變流程，使資訊更透明、溝通更順暢，解決原本缺乏明確目標、資訊分散各處，難以聚焦及評估的困境。
銷售目標管理機制的核心在於重新規劃銷售預測資訊架構、流程，與業務人員一同定義所有分類後、簡化原本ERP中零散繁複的內容，將需要的重點在BI上一次呈現，有了共同的目標跟數字後，預測才不易偏移，之後每週提供達成率預警，發掘異常表現原因，調整行動方案，逐步修正軌道、縮小誤差。
運用營收目標經營重點，及時發現業務與品類缺口：
如圖表最上方，左邊呈現該年度預測金額、今年與去年銷售淨額的比較，同時兼顧分類達成率與差異率，目標與差距一目瞭然，表右搭配銷貨毛利與毛利率，掌握金額外更要看利潤是否合理、才知道有沒有賠錢。最後則是統計訂單預交銷貨額跟訂單未出貨金額，最後得出預測銷貨淨額與預估達成率，讓決策者隨時檢查與目標的距離還差多少、應該要挪動哪些資源來彌平差距。
上圖中下深色的表格與儀表板則為業務員與產品分類的達標狀態一覽，可更詳細地評估每位業務員與產品的實際表現與趨勢，分析內容包含今年與去年的銷貨金額、同期比較與成長率(此兩欄負值以紅色呈現)、已接單總額與未出總額、目標及達成率，讓營運主管深入解析收益的構成，緊盯缺失項目盡可能扭轉頹勢，並且針對潛力人員或品項做更進一步的規劃。
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