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上回電子報介紹了「電子零件供應商如何利用BI掌握交期與訂單毛利」，本月將介紹另一家半導體耗材相關代理商，經由BI強化需求面、供給面與資金面的資訊分析能力，以反應速度爭取採購利潤與報價成功率，在庫存與交期績效上遙遙領先同業。
案例客戶之營業項目為半導體零件及消耗性材料代理，品項絕大多數為日本進口，採購必須依賴業務同仁提供及時且足夠的客戶情報，才能夠抓準下單時機、達成供需最佳化。但過往所有資訊都要經由電話一通通詢問，除了有時效落差之外，也因為缺乏預算目標與達成率的分析，難以聚焦流程缺口或檢討失誤原因，故決定導入BI速化與精細化決策訊息，以預測彌補時差、存貨彌補量差，追求盈利最大化。
彈性調整安庫同時掌握船期、交期與匯率，保障準交與最佳利潤
訂單變更是企業難以避免的課題，它總會牽一髮而動全身，像是錯過了這次的貨櫃，就得等下次滿船時才能運送，滿足了客戶的三心二意，卻會引發採購、銷售與庫存的連鎖反應，嚴重時甚至影響利潤、變成賠錢買賣，不得不慎。導入BI後，首要便是建立業務與資材間的庫存資訊平台，將需求與供給透明化，過去遇到客戶改訂單時，每查一個品項都要打一通電話，更新效率絕對跟不上外在變動，現在以BI整合訂單、請購、採購、庫存資訊，全面提升企業單據的時效性與準確性，讓供給流程更加通暢，自然有餘裕講究毛利、追求更有利可圖的客戶與訂單。
如上圖，藍色部分是案例客戶標準訂單採購流程，原本缺乏預測、監控與預警的地方，都以BI分析報表補足(橘色部分)，有了完整且即時的資訊，預測不但越來越準，還能抓住趨勢搶先布局，輕鬆獲利。我們可以發現訂單前一個步驟，多了預測維護與滾動銷售預測，這可以讓業務清楚時程內應該達成的目標、還有仍然存在的差距；在合約訂單環節，能取得歷年來銷售單價與銷量分析，即使是新進人員，都能依據各客戶與原廠歷史資訊，知道合理的報價為何，甚至輔以報價失敗的統計與檢討紀錄，提高報價成功率。
營業額目標、達成率，開發目標、達成率分析：
 按月檢討銷售預測與調整後銷售實績，依據達成率隨時調整庫存與採購預算。
CRM商機追蹤：
每月檢討商機推進狀況(新增、未結案)，並且計算新客舊客佔比，以及開發客戶的差異率。
至於供給方面，除了對廠商以排行榜格式進行評鑑、推進產品的品質與出貨速度外，更加入訂單轉請購處理時效與安庫轉請購處理時效分析，流程卡在哪裡一清二楚，採購人員的績效也在請購轉採購處理時效中直覺呈現，解決了以往表單系統要以查關號、層層編輯報表的麻煩。
每日以品號供需明細分析出貨/備貨狀況，預先掌握缺貨異常：
由於本案例會將產品寄放在客戶倉，依據實際消耗量開立銷貨單，尚未使用的商品稱為「暫出」，已使用的稱為「出貨」，只有出貨的部分可認列營收，故「暫出」依舊為在庫，在異動別欄位點選「預計銷貨」，可以查看是否已轉暫出，點選「預計進貨」，則可以查看是否有採購變更，以便業務/倉庫/採購人員可以快速回應客戶及供應商。
不斷微調與修正安庫數量：
一般安庫是參考過去三個月平均耗用量，做為未來一個月的存貨備量，但過去的需求不一定能滿足現況，若完全依賴落後指標，常會造成缺料、呆滯料等風險發生，BI在安庫報表中加入「設有安庫數量品項」的近期銷售狀況，如上圖，第一筆品號末碼003的資料，安庫數量為6，點開該品號明細後，能看到最接近日期的各筆訂單銷貨數量，供決策者判定是否應該依情形調動。正因為所有品項的安庫夠貼近現況，故能與影響利潤的船期、交期與匯率緊密連結，讓每筆訂單都能創造最好的收益。
做預算更要做預警，從BI掌握細微異常，杜絕任何可能的損失
組織要達到預設的目標，必須持續不斷地做出正確決策，本案例客戶原本沒有設置預警系統，如果發生任何逾期出貨、逾期交貨等問題，都要打電話問負責窗口才能確認、事後再想辦法補救，若有久未成交的產品與客戶，也不容易發現，現在利用BI預警功能，主動提醒異常，可以即時修正行動或流程的偏差，確保營運方向不致歪斜。
訂單逾期未出貨明細表：
利用上表每周檢討下周要交貨的訂單是否都已備妥？確保業務與倉管準時出貨外，若庫存數量大於等於訂單數量時，數字還會標記紅色警示(存貨比未出貨多)，避免不合理的請購。
客戶未收款預警：
每月各部門業務員檢討客戶收款情況，負責人需要針對逾期未收款進行原因說明。
即期品預警： 每月由倉管提供業務相關資訊，檢討已過期或有效期低於90天的品項，並研議後續處理方式(折讓或以贈品出貨)。
其他像是科目預算實績差異預警、代理線產品/部門銷售達成預警、存銷比異常預警、常備品銷售異常預警、採購延遲交貨異常預警等，都能在各方面協助企業降低風險，並用最省力省時的方式進行重點管理，雖然只是簡單的提醒，但這些新列入的例行檢討，短期內已經使存銷比從3.5降至2.4，整體營收達成率由74.18%成長到105.86%，效果立竿見影。
本BI專案2022年目標利益率18%、毛利率34%，透過營運管理規劃、落實營運監控，在疫情衝擊及交期不穩的環境影響下，利益率成長至21.58%、毛利率增為38.78%。
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