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以BI完善預算管理制度,協助企業超前部署
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  以BI完善預算管理制度,協助企業超前部署
 
 


景氣增長疲軟通膨持續,全面預算實現企業資金效益最大化
全球化時代,影響景氣與利潤的變數越來越複雜,依照2024國際預測,經濟成長率將會從2023年預估的2.7%,減緩為2.4%,加上突然爆發的人畜疫情與戰火、持續的油價上漲與通膨,不斷為企業營運帶來隱憂,若想降低風險,除了要做好全面預算管理,更要保持敏捷與彈性,隨時為各種挑戰提供轉圜空間。如果企業的預算未能快速反應外在變動,甚至無法兼顧財務、生產、市場、人力資源等內在需求,除了浪費時間造就無意義的損益規劃,更可能讓企業暴露在虧損與危機當中。

精進預算管理,就是更嚴謹、更全面化的資源分配,如果只是讓財務設定完各科目再加總,或是由老闆把數字丟給業務、讓大家主觀認列業績,非常容易顧此失彼、忽略供給或產能等內容驗證,當實際數字與預估有出入時,也很難做滾動式修正,這也是為什麼我們要以BI通盤模擬損益推估,使每個模擬值都能向下展開支撐的公式與明細,若現況不如預期,也能快速找出偏差的原因、及時改進,總而言之,預算管理已成為影響企業績效與形象最重要的關鍵,而精進預算管理,最主要的目的為以下五項:

  • 明確訂定組織目標
  • 公司由年度策略推展到銷售計劃、生產計劃、採購計劃等重要編制,經過組織縝密協商,讓每個流程和環節都有可依循的共識,保障全員按照正確的方向前進。
  • 有效分配部門資源
  • 追求利潤首重控制成本,但企業資源有限,唯有適度調配人力物力,將能量灌注在恰當的位置,才能創造最佳收益。
  • 績效考核準則依據
  • 有數據,才能判定績效優劣,合理且有實據支撐的預算,會是員工努力的目標與典範,除了有效引導組織完成任務,更是公平執行獎勵與糾正偏差的原則。
  • 合理管控費用支出
  • 設定準確預算,能將企業支出控制在合理的範圍內,並對於可能超支的項目作出警訊,預防資金使用不明、現金流失不自覺等無形浪費。
  • 規避財務風險損失
  • 突發性風險較難預防與評估,但一般企業在編預算時,已經會加入產業未來景氣或利率及匯率風險模擬,確保獲利如期。

編列預算時會反覆遇到的挑戰
企業的預算編列通常要由各部門討論協作,首先從業務單位、生產單位或財務單位匯出不同系統的資訊,再以人工彙整至Excel表中對照分析,除了溝通會議過程冗長、整理數據耗費人力,又因應需求不同要編列不同版本,組織或產品有變動時還可能要砍掉重練,反覆更正、修改的成本難以估算。

以下列出一些編預算時常發生的問題,您遇到了幾項?

    ☑ 歷史資訊缺乏系統呈現,沒有比較基礎,天馬行空,目標難設定。
    ☑ 沒有模擬目標達成狀況的工具。
    ☑ 不同部門或分公司的資料格式可能不同,甚至同指標的名稱與設定也不一樣。
    ☑ 數字易出錯,版本混亂,資料分散、追溯困難。
    ☑ 人工展算BOM表易有疏漏、錯誤難發覺。
    ☑ 未結合管理報表與行動計畫,難以評核預算實行的績效。
    ☑ 與目標發生落差時,難取得驗證數據,不易追蹤改善。
    ☑ 缺乏即時監控修正的機制,故無從執行滾動式銷售預測。
    ☑ 銷售預測常與財務預測脫鉤。

鼎新BI如何有效縮短預算與實際的誤差
由鼎新BI著手全面預算管理,從預算制定、生產執行、異常檢討、效益改善的四個循環開始,不斷根據預算初步的編制結果、以及後來的達成狀況,回饋至策略面、持續進行滾動式修正調整,以避免資源錯誤配置或營運策略失衡的狀況,同時也是提升企業績效的重要關鍵。

全面預算管理PDCA

以下我們針對預算制定面,簡單介紹財務預算的模擬編製---從公司策略及經營現況,進行損益模擬評估,協助高層訂定明年度營收及獲利目標:

如下圖,損益推估模擬面板提供企業本期實際的財務數據,如營業收入、毛利、營業利益、淨利、所得稅和EPS等,決策層主管依據公司戰略目標,調整營收成長及各項費用控制幅度,就能對應整體需達成的目標,快速掌握各種損益的連動相關性,重要的是,模擬的成果是依公司現有的財務損益基礎,讓預算設定更踏實、不再天馬行空:

決策高層訂定公司年度戰略目標後,業務單位先以歷史銷售數據預估各項產品明年度成長幅度推估初版銷售預測,再由業務單位以產品生命週期景氣狀況編制及估算銷售預測,產出下個年度營收目標,這部分會由EXCEL作為輸入介面,方便人員操作、加快上手速度:

再來是設定成本,由既有產品開始,從ERP取得品號基本資料、BOM、最近採購單價,進一步再以這些數據基礎,對應至採購預算,像是計畫發新產品資料、既有產品改良新BOM、新採購原物料、單價、既有採購原物料新單價、人工費率、製費率等。

上圖為BI生產成本模擬運算模型,銷售預測中的各項產品,透過模擬計算,可迅速生成「產品成本預算」→「直接材料用料」協助企業提前因應關鍵用料需求預估。

透過BI損益運算模型,可輕鬆整合年度銷售預算、生產成本及各部門預估費用(銷售、管理、研發),準確模擬年度預算損益及獲利EPS,進一步評估3年損益趨勢是否符合公司策略,試算結果若有差異,可馬上調整項目、重新模擬至預期的標準,全面提升決策速度:

即使是年度預算已定版,仍能依循PDCA持續監控、追蹤年度預算目標執行狀況,如市場有變化,可依現況繼續試算、修正年度目標:

如上圖,BI能快速反應達成狀況與目標落差,當市場不如預期時,可針對產銷進行調整試算,並將模擬值套用在所有相關數字上,隨時依變因校準策略及步伐,利於提升組織彈性與敏捷,以滾動式銷售預測及時回應不可控之外在環境。


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【課程訊息】

報名一律採預約制,上課當天不開放現場報名,學員如需上課,請參考課表,並請務必完成報名程序。為避免影響您及他人的權益,請勿未經報名前往上課教室。

 鼎新ERPII學習網報名網址:
 http://elearning.dsc.com.tw/ClassCourseList.asp?ProductID=BI

 用戶學習網、雲管家,報名網址(請先登入):
 http://elearning.digiwin.com/EL/CourseSearch/Course_Search_Index

代號 課程名稱 開課日期 上課時間 時數 區域 上課地點
170BI2340004 報表函數進階篇 2023/10/30 13:15~17:00 3hr 雲端 雲端教室
170BI2340153 Web 報表設計BI6 2023/11/10 08:45~17:00 6hr 雲端 雲端教室
170BI2340150 語意層設計BI6 2023/11/16 08:45~17:00 6hr 雲端 雲端教室
170BI2340152 超連結設計及合併維度報表運用 2023/11/21 13:15~17:00 3hr 雲端 雲端教室
170BI2340151 報表函數進階篇 2023/11/29 13:15~17:00 3hr 雲端 雲端教室
170BI2340290 Web 報表設計BI6 2023/12/06 08:45~17:00 6hr 雲端 雲端教室
170BI2340291 語意層設計BI6 2023/12/13 08:45~17:00 6hr 雲端 雲端教室
170BI2340292 報表函數進階篇 2023/12/20 13:15~17:00 3hr 雲端 雲端教室
170BI2340293 超連結設計及合併維度報表運用 2023/12/21 13:15~17:00 3hr 雲端 雲端教室

 


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